Zakelijke klant, leverancier, partner of belegger

Wat valt er onder deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geeft informatie over de persoonsgegevens die door vennootschappen binnen de Shell Groep (‘Shell’ of ‘wij’) worden verwerkt met betrekking tot personen die werken voor/namens of die aandeelhouder zijn van onze zakelijke klanten (B2B), leveranciers, zakenpartners (ook binnen joint ventures die niet door Shell worden geëxploiteerd), belanghebbenden en/of beleggers, onder wie ook bezoekers van bepaalde websites en portalen van Shell.

Voor consumenten, zie de Privacyverklaring - Automobilisten - Single Sign On [www.shell.com]. Voor degenen die solliciteren, een wervingsevenement bijwonen of een assessment ondergaan, zie de Privacyverklaring - Werving op www.shell.com/careers.

In aanvulling op deze privacyverklaring kunnen er in de landen waarin wij actief zijn afwijkende privacyverklaringen gelden die tegemoetkomen aan de lokale gebruiken en wettelijke eisen. Alle verklaringen worden altijd beheerst door toepasselijk recht.

In deze privacyverklaring vindt u uitleg over: welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden, hoe lang we de persoonsgegevens bewaren, hoe u toegang kunt krijgen tot uw persoonsgegevens en deze kunt bijwerken, en waar u nadere informatie kunt krijgen.

Speciale kennisgeving voor kinderen jonger dan 13 jaar. Verwerking van persoonsgegevens van kinderen

Als je jonger bent dan 13 jaar (of ouder, als een lokale privacyverklaring dat bepaalt), verzoeken we je om ons je persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres of e-mailadres) niet te sturen. Als je toch met Shell contact wilt opnemen op een manier waardoor je genoodzaakt bent je persoonsgegevens te versturen (zoals voor onderwijs- of innovatie-evenementen), vraag dan je ouder of voogd om dit namens jou te doen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

We verwerken persoonsgegevens van en met betrekking tot personen die werken voor/namens of die aandeelhouder zijn van onze zakelijke klanten, leveranciers, zakenpartners (ook binnen joint ventures die niet door Shell worden geëxploiteerd), belanghebbenden en/of beleggers in de volgende categorieën:

Persoonlijke contactgegevens (zoals naam, post- of e-mailadres en telefoonnummer) alleen indien nodig;
Zakelijke contactgegevens en overige informatie (zoals functiebenaming, afdeling, naam van de organisatie en uw relatie met Shell namens uzelf of de betreffende zakelijke klant, leverancier, zakenpartner en/of belegger);

Om verplichtingen op grond van wet- en regelgeving na te komen, de bedrijfsmiddelen en medewerkers/contractanten van Shell te beschermen en met name om ervoor te zorgen dat Shell wetgeving inzake handelscontrole, de bestrijding van witwassen en/of omkoping en corruptie en andere wettelijke vereisten kan naleven, screenen we daarnaast voorafgaande aan een contract en periodiek na het afsluiten daarvan bestaande en potentiële zakelijke tegenpartijen. Deze screening omvat personen als directeuren, functionarissen, zelfstandigen, aandeelhouders en belangrijke belanghebbenden van onze huidige en potentiële tegenpartijen. Deze screening vindt plaats aan de hand van openbare of van overheidswege afgegeven sanctielijsten en mediabronnen.

Deze data kunnen persoonsgegevens omvatten met betrekking tot (verdenking van) strafbaar gedrag, strafbladen of strafzaken betreffende strafbaar of onrechtmatig gedrag, maar uitsluitend om ervoor te zorgen dat Shell verplichtingen op grond van wet- en regelgeving nakomt en/of voor zover toegestaan of vereist door lokale wetgeving.

De screening leidt niet tot geautomatiseerde besluitvorming met betrekking tot tegenpartijen of potentiële tegenpartijen.

Wie is verantwoordelijk voor de verzamelde persoonsgegevens?

Voor welke doelen verwerken wij de persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens die onder deze privacyverklaring vallen voor de volgende doeleinden:

Bedrijfsvoering, waaronder het onderzoeken, ontwikkelen en verbeteren van producten of diensten; het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met klanten, leveranciers en zakenpartners; het vastleggen en afwikkelen van diensten, producten en materialen naar en van een Shell-vennootschap; het beheren van relaties en marketing, zoals het onderhouden en bevorderen van contact met bestaande en toekomstige klanten, accountmanagement, klantenservice, en ontwikkeling, uitvoering en analyse van marktonderzoeken en marketingstrategieën.
Organisatie en management van het bedrijf, waaronder financieel beheer, activabeheer, fusies, splitsingen, overnames en afstotingen, uitvoering van beheersmaatregelen, managementrapportage, analyse, interne audits en onderzoeken.
Gezondheid, veiligheid en beveiliging, waaronder bescherming van iemands leven of gezondheid, veiligheid en gezondheid op de werkplek, bescherming van vennootschappen en medewerkers van Shell, authenticatie van individuele status- en toegangsrechten; of
Het naleven van wet- en regelgeving, waaronder naleving van voorschriften op grond van wet- en regelgeving, zoals geschillen en verweer tegen aanspraken van derden.

(of voor een secundair doel dat daarmee nauw verwant is, zoals het bewaren of verwijderen van gegevens).

Wat zijn de rechtsgrondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die onder deze privacyverklaring vallen, worden alleen verwerkt:

om op iemands verzoek stappen te ondernemen vóór het aangaan van een contract;
indien dit nodig is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving waaraan de betreffende Shell-vennootschap(pen) moet(en) voldoen;
indien dit nodig is voor de rechtmatige belangen van de betreffende Shell-vennootschap(pen), tenzij deze belangen moeten wijken voor het hogere belang van de fundamentele rechten en vrijheden van de betreffende personen; of
(als dit wettelijk is vereist) met de uitdrukkelijke toestemming van de betreffende persoon.

In geval verwerking gebaseerd is op uw toestemming en tenzij geldend recht anders bepaalt, mag u uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit is niet van invloed op de geldigheid van de verwerking van gegevens vóór het moment dat u uw toestemming heeft ingetrokken.

Met wie worden de persoonsgegevens gedeeld?

De persoonsgegevens die onder deze privacyverklaring vallen, worden uitsluitend verwerkt voor bovengenoemde doeleinden en worden alleen op basis van een streng gehandhaafd 'need-to-know'-beginsel gedeeld met:

Andere vennootschappen binnen de Shell Groep;
Geautoriseerde vertegenwoordigers, dienstverleners en/of onderaannemers van Shell;
Bevoegde publieke instanties, overheidsinstanties, toezichthoudende instanties of de belastingdienst indien dit nodig is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving waaraan de betreffende Shell-vennootschap(pen) moet(en) voldoen of indien dit is toegestaan op grond van toepasselijke lokale wetgeving.

Overdracht van persoonsgegevens

Indien persoonsgegevens worden gedeeld met vennootschappen binnen de Shell Groep en/of geautoriseerde derden buiten uw land (waaronder ook buiten de EER), nemen we organisatorische, contractuele en wettelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor bovengenoemde doeleinden en een voldoende mate van bescherming wordt gehandhaafd om uw persoonsgegevens te waarborgen. Deze maatregelen omvatten onder meer Binding Corporate Rules (bindende bedrijfsregels) voor de uitwisseling binnen de Shell Groep en door de Europese Commissie goedgekeurde overdrachtmechanismen voor uitwisseling met derden in landen die geen voldoende mate van bescherming van gegevens bieden alsmede aanvullende maatregelen waar geldend recht dat vereist. Neem contact op met privacy-office-SI@shell.com voor een kopie hiervan.

Welke gevolgen heeft het niet verstrekken van persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die door Shell rechtstreeks of indirect voor deze processen zijn verzameld zijn nodig om:

Te voldoen aan wettelijke vereisten en/of een contract met een tegenpartij aan te gaan en contracten met deze tegenpartij te blijven afsluiten.
Contact te onderhouden met zakelijke klanten, leveranciers en zakenpartners, bezoekers van de website en beleggers.

Het niet verstrekken van de benodigde informatie beinvloed onze mogelijkheid om contact met u te onderhouden of met partijen overeenkomsten aan te (blijven) gaan..

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten met zakelijke klanten, leveranciers en zakenpartners of voor het behandelen van inschrijvingen of aanbestedingen worden gedurende de duur van de contractuele relatie bewaard en tot 15 jaar daarna. Voor overeenkomsten met een looptijd van meer dan 5 jaar en voor bovengenoemde doeleinden geldt dat deze overeenkomsten 35 jaar worden bewaard na het aangaan van de overeenkomst.

In alle overige gevallen worden persoonsgegevens voor bovengenoemde doeleinden, met inbegrip van persoonsgegevens verzameld in het kader van niet-succesvolle inschrijvingen bij Shell of die betrekking hebben op openbaar beschikbare of door de overheid afgegeven sanctielijsten en mediabronnen, maximaal 15 jaar bewaard nadat ze zijn verzameld.

In alle gevallen kan informatie a) langer worden bewaard als er krachtens wet- en regelgeving reden is om dat te doen (de informatie wordt dan verwijderd als deze niet langer nodig is voor de doelstelling van die wet- en regelgeving) of b) korter worden bewaard als de betreffende persoon bezwaar maakt tegen de verwerking van de persoonsgegevens en er geen legitieme reden meer is om deze te bewaren.

Hoe krijg ik toegang tot mijn persoonsgegevens?

Met wie kan ik contact opnemen voor nadere informatie?

Als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via Privacy-Office-SI@shell.com of met de Shell Group Chief Privacy Officer bij Shell International B.V. Den Haag – handelsregister nr. 27155369 Correspondentie: Postbus 162 2501 CR DEN HAAG.

Als u niet tevreden bent over de behandeling van uw persoonsgegevens door Shell, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw eigen autoriteit voor gegevensbescherming of de Belgische Gegevens-beschermingsautoriteit, bezoekadres Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Ga voor meer informatie naar https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Voor gegevens over de plaatselijke functionaris gegevensbescherming (indien die er is) en voor informatie over uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming verwijzen wij u naar de lokale privacykennisgevingen. Wij kunnen u op verzoek de contactgegevens verschaffen; neem hiervoor contact op met Privacy-Office-SI@shell.com.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Shell kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën die tot doel hebben informatie tijdens uw bezoek aan een website van Shell te verzamelen en op te slaan. Hierdoor kan Shell uw internetbrowser identificeren en gegevens verzamelen over uw gebruik van een website van Shell, welke pagina's u bekijkt en de duur van uw bezoek. Bij een volgend bezoek aan onze website worden uw gegevens herkend. Op deze manier kunnen we uw gebruikservaring van onze website(s) verbeteren. Cookievoorkeuren kunt u instellen via uw browser – ga voor meer informatie naar het Cookiebeleid van Shell op http://www.shell.com/cookie-policy.html.