Huidige of voormalige medewerker van Shell, contractor of familielid

Deze verklaring zet uiteen welke persoonsgegevens we verzamelen, voor welke doeleinden en wat uw rechten hierbij zijn.

Wat valt er onder deze Privacyverklaring?

Iedereen binnen de Shell Groep (‘Shell’ of ‘wij’) is verantwoordelijk voor de bescherming van elkaars persoonsgegevens en die van onze klanten, zakenpartners en leveranciers.

Deze Privacyverklaring geeft informatie over de door Shell verwerkte persoonsgegevens over individuen die werknemers, stagiairs, individuele contractors of familieleden van Shell-werknemers zijn of waren (‘Personeel van Shell’).

Voor individuele eindklanten, leden van Shell loyaliteitsprogramma’s, bezoekers van websites van Shell websites of gebruikers van applicaties van Shell, bekijk de Privacyverklaring - Automobilisten op https://www.shell.be/nl_be/privacy/b2c-notice.html.

Voor personen die solliciteren bij Shell of die een wervingsevenement bijwonen of een assessment krijgen, raadpleeg de Privacyverklaring - Shell Groep Rekrutering op https://www.shell.be/nl_be/privacy/job-applicant-notice.html.

Evenals deze Privacyverklaring kunnen de aangepaste verklaringen en aanvullende privacyverklaringen meer informatie bevatten over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken in verband met specifieke HR-processen (zoals Open Resourcing, OneHealth IT en internationale mobiliteitsprogramma’s). In die gevallen zullen dergelijke privacyverklaringen apart aan u worden doorgegeven. Deze privacyverklaringen kunnen verschillen per land waar we actief zijn, zodat ze de lokale praktijken en toepasselijke wettelijke vereisten weerspiegelen.

De Privacyverklaring verklaart welke persoonsgegevens over u worden verwerkt, waarom we uw persoonsgegevens verwerken en voor welke doelen, hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren, hoe u toegang kunt krijgen tot uw persoonsgegevens en deze kunt bijwerken en de mogelijkheden die u hebt voor uw persoonsgegevens en waar u meer informatie kunt vinden.

De categorieën persoonsgegevens die we over u verzamelen.

Welke persoonsgegevens worden over u verwerkt? Verzamelen van gegevens

We verwerken persoonsgegevens die nodig zijn om het dienstverband te beheren, om contractors en stagiairs in dienst te nemen, en om bepaalde familieleden van Shell-werknemers bepaalde voordelen te bieden.

Het gaat hierbij om: adresgegevens, geboortedatum, burgerlijke staat, payroll- en bankrekeninggegevens, gegevens omtrent salaris en uitkering waaronder gegevens omtrent de begunstigde, contactpersoon in geval van nood, informatie over functioneren, informatie die nodig is om te waarborgen dat u het recht hebt te werken in het land/de landen waar u actief bent en andere informatie die nodig is om het dienstverband te beheren, contractors in dienst te nemen en bepaalde familieleden van Shell‑werknemers bepaalde voordelen te bieden (zoals de familieleden die met een Shell-werknemers meereizen voor een buitenlands project).

Gevoelige persoonsgegevens

We verwerken ook enkele speciale categorieën persoonsgegevens (‘gevoelige persoonsgegevens’), zoals gegevens in verband met iemands gezondheid, ras, etnische achtergrond, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, seksuele oriëntatie, politieke overtuiging en lidmaatschap van een vakbond. Wij verwerken alleen persoonsgegevens waar het noodzakelijk is om te voldoen aan de wetgeving op het gebied van arbeidsbetrekkingen en sociale zekerheid voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van claims of als het noodzakelijk is voor het verschaffen van professioneel medisch advies en ondersteuning, om vitale belangen van een individu te beschermen (zoals in geval van nood), indien nodig voor de volksgezondheid of als een persoon uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.

Wij zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken als wij daarvoor een rechtsgrond hebben.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens:

• om te voldoen aan onze verplichtingen om plaatselijke wet- en regelgeving na te leven;
• voor legitieme zakelijke belangen (zoals prestatiemanagement om ervoor te zorgen dat we gekwalificeerd en vakbekwaam personeel in dienst hebben, of met het oog op gezondheid, veiligheid en beveiliging om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel de locaties of eigendommen kunnen betreden of procesvoering en het verdedigen tegen vorderingen); of
• indien wij uw expliciete toestemming daarvoor hebben gekregen. 

Als algemeen uitgangspunt geldt dat Shell haar werknemers niet vraagt om toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens. Er zijn echter beperkende omstandigheden als toestemming verplicht is, zoals vereist door de toepasselijke lokale wetgeving.

De persoonsgegevens die wij van Shell-werknemers vragen, zijn minimaal nodig om te voldoen aan wettelijke en/of contractuele vereisten en mogelijkheden te bieden deel te nemen aan programma's of een voordeel te bieden. Indien u ons de gevraagde informatie niet verschaft, kan dit een negatieve invloed hebben op uw dienstverband of stage bij ons, uw rol als contractor, uw deelname aan een programma of het ontvangen van een voordeel.

In geval verwerking gebaseerd is op toestemming en wordt beheerst door toepasselijke lokale wetgeving waarin iets anders geregeld is, mag u uw toestemming te allen tijde intrekken. Dit is niet van invloed op de geldigheid van de verwerking tot aan het moment dat de toestemming wordt ingetrokken. Het intrekken van uw toestemming kan echter wel van invloed zijn op uw dienstverband of mogelijk andere rol, of op uw deelname aan een programma of ontvangst van een voordeel.

De doeleinden waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken.

Voor welke doelen verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens die onder deze Privacyverklaring vallen voor de volgende doeleinden:

• Human Resources, personeelsmanagement, uitvoering van zakelijke processen, intern management, management-rapportage, organisatorische analyse en ontwikkeling - waaronder budgettaire, financiële en organisatorische planning, administratie, vergoedingen, functiemanagement;
• Gezondheid, veiligheid en beveiliging - waaronder de bescherming van het leven en de gezondheid van personeel van Shell, gezondheid en veiligheid op het werk, bescherming van de eigendommen van Shell en authenticatie van de status van Shell‑personeel en toegangsrechten; of
• Naleving van wetten en regelgeving - waaronder naleving van wettelijke of regelgevende vereisten.

We kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken voor een secundair doel dat daar nauw mee samenhangt, zoals:

• het opslaan, verwijderen of anonimiseren van uw persoonsgegevens;
• fraudepreventie, onderzoek, oplossingen voor geschillen of ten behoeve van verzekeringen, procesvoering en het verdedigen van van vorderingen; of
• statistisch, historisch of wetenschappelijk onderzoek.

Monitoren

• ten behoeve van gezondheid, veiligheid en beveiliging, ter voorkoming van fraude en met name voor de bescherming van Shell-eigendommen, Shell-personeel en bezoekers van Shell-locaties;
• om te voldoen aan wet- en regelgeving, met name waar het een plaatselijke wettelijke vereiste is om overheids-/regelgevende instanties informatie te verstrekken;
• voor het monitoren (op geaggregeerde basis) van het aantal personen dat een Shell-locatie betreedt en er werkt ten behoeve van human resources en planning van onroerend goed; en
• in geval van contractors (geen Shell-werknemers) worden de datum en het tijdstip van het aankomst op en verlaten van de Shell-locatie gebruikt ten behoeve van financieel management en controle.

De meeste locaties en bedrijfsmiddelen van ons zijn uitgerust met bewakingscamera's (CCTV). Het gebruik van bewakingscamera's wordt aangegeven. Bewakingscamera's worden ingezet met het oog op de gezondheid, veiligheid en beveiliging, in het bijzonder ter bescherming van eigendommen van Shell, Shell-werknemers en bezoekers van Shell-locaties. Alle beelden worden stelselmatig gewist, behalve wanneer zich een gezondheids-, veiligheids- of beveiligingsincident heeft voorgedaan of na een verdachte of werkelijke criminele activiteit. In dat geval worden de beelden bekeken door een intern onderzoeksteam van Shell of een extern team indien dit wettelijk verplicht is of wordt toegestaan door een wethandhavings- of andere overheidsinstantie.

Screening

Om verplichtingen op grond van wet- en regelgeving na te komen, de bedrijfsmiddelen en werknemers/contractanten van Shell te beschermen en om er met name voor te zorgen dat Shell wetgeving inzake handelscontrole, de bestrijding van witwassen en/of omkoping en corruptie en andere wettelijke vereisten kan naleven, voeren we periodiek bij alle werknemers en contractanten een screening uit. Deze screening vindt plaats aan de hand van openbaar beschikbare of door de overheid afgegeven sanctielijsten en wordt vergeleken met informatie die Shell over u bewaart (bijvoorbeeld uit het Register belangenverstrengeling – zie hier voor meer informatie).

Persoonsgegevens die via de screening zijn verzameld zullen niet worden betrokken bij profielvorming of geautomatiseerde besluitvorming in verband met geschiktheid voor een voortgezet dienstverband, stage of indienstneming als contractor.

Wie is verantwoordelijk voor de verzamelde persoonsgegevens?

Belgian Shell S.A., Cantersteen 47, Brussel, 1000, België, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, hetzij uitsluitend, hetzij samen met haar filialen binnen de Shell-bedrijvengroep.

In het geval van contractors is dit het bedrijf in de Shell Groep die uw diensten heeft ingehuurd, afzonderlijk of samen met gelieerde bedrijven in de Shell Groep en uw externe bedrijf/instelling waardoor u bent gecontracteerd of bij wie u in dienst bent.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Met wie worden de persoonsgegevens gedeeld?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor bovengenoemde doeleinden en worden alleen op basis van een streng gehandhaafd 'need-to-know'-beginsel gedeeld met:

• Andere ondernemingen in de Shell Groep waaronder bedrijven buiten uw locatie;
• Geautoriseerde derden, dienstverleners, externe accountants en/of onderaannemers van Shell; en
• Bevoegde openbare instanties, overheidsinstanties, regelgevende instanties of de belastingdienst indien dit nodig is om te voldoen aan een verplichting krachtens wet- of regelgeving waaraan het betreffende Shell-bedrijf of de betreffende Shell-bedrijven moeten voldoen of indien dit is toegestaan onder toepasselijke wetgeving; of
• Personen aan wie Shell voorstelt haar rechten en/of plichten over te dragen.

Uw persoonsgegevens kunnen, onderhevig aan de passende beveiligingsmaatregelen, buiten uw land worden overgedragen.

Overdracht van uw persoonsgegevens naar andere landen

Indien uw persoonsgegevens zijn overgedragen aan bedrijven in de Shell Groep en/of geautoriseerde derden buiten uw land, nemen we organisatorische, contractuele en wettelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt voor de bovengenoemde doeleinden en een voldoende mate van bescherming wordt gehandhaafd om uw persoonsgegevens te waarborgen. Onder deze maatregelen vallen de Bindende Bedrijfsregels voor overdrachten binnen de Shell Groep en voor Shell-bedrijven in de EU, evenals de overdrachtsmechanismen waarvoor de Europese Commissie goedkeuring heeft verleend voor overdrachten aan derden en aanvullende lokale wettelijke vereisten. U kunt een exemplaar van de Bindende Bedrijfsregels van Shell vinden op https://www.shell.be/nl_be/privacy.html of door contact op te nemen privacy-office-SI@shell.com.

Shell neemt de bescherming van uw persoonsgegevens uitermate serieus.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij hebben technologische oplossingen geïmplementeerd en beleidsregels opgesteld met het doel uw privacy te beschermen tegen onbevoegde toegang en onjuist gebruik van deze gegevens en wij zullen deze maatregelen, waar nodig, aanpassen wanneer hiervoor weer nieuwe technologie beschikbaar komt.

Shell bewaart uw persoonsgegevens slechts gedurende een bepaalde periode.

Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Alle informatie, waaronder ook persoonsgegevens, wordt beheerd in overeenstemming met de normen van de Shell Groep voor Beheer van Informatie en Documentatie en op veilige wijze verwijderd als het niet langer nodig is voor een legitiem zakelijk doeleinde of een doeleinde in lijn met wet- en regelgeving.

Er zijn een aantal uitzonderingen met het oog op naleving van lokale wetgeving:

• informatie in personeelsdossiers wordt maximaal 10 jaar na het einde van uw dienstverband bewaard;
• informatie met betrekking tot pensioenuitkeringen wordt maximaal 99 jaar na het begin van het dienstverband bewaard;
• persoonsgegevens verzameld in het kader van screening op openbare of door de regering uitgevaardigde sanctielijsten en mediabronnen worden maximaal 15 jaar bewaard nadat ze zijn verzameld;
• de namen, datum, tijd en toegangspunten voor iedereen die Shell-locaties betreedt, worden gedurende 3 jaar na toegang bewaard;
• Indien iemand ontslagen is of het contract beëindigd is vanwege ernstig wangedrag, waaronder schending van de Life Saving Rules van Shell of de Shell‑gedragscode, wordt informatie tot 30 jaar na beëindiging bewaard.

In alle gevallen kan informatie (a) langer worden bewaard als er krachtens wet- en regelgeving reden is om dat te doen (de informatie wordt dan verwijderd als deze niet langer nodig is voor de doelstelling van die wet- en regelgeving) of (b) korter worden bewaard als u bezwaar maakt tegen de verwerking van de persoonsgegevens en er geen legitieme zakelijke reden meer is om deze te bewaren.

Uw rechten en hoe u die kunt uitoefenen.

Uw rechten in verband met uw persoonsgegevens

Wij streven ernaar om de informatie die we over u hebben zo nauwkeurig mogelijk te houden. U kunt het volgende aanvragen:

• toegang tot uw persoonsgegevens;
• correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens (alleen als ze niet langer nodig zijn voor een legitiem zakelijk doel);
• dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt; en/of
• dat u de persoonsgegevens ontvangt die u aan Shell hebt verstrekt, die dan in een gestructureerde, digitale vorm worden doorgegeven aan een andere partij, als dit technisch mogelijk is.

Diegenen die toegang hebben tot HR Online krijgen toegang tot hun persoonsgegevens via: https://hronline.shell.com/.

U kunt ook contact opnemen met uw HR-adviseur. Contractors moeten hiervoor contact opnemen met hun externe bedrijf/instelling waardoor ze zijn gecontracteerd of bij wie ze in dienst zijn. Voormalige werknemers of familieleden, kunnen contact opnemen met privacy-office-SI@shell.com.

Met wie kunt u contact opnemen als u een vraag, een punt van zorg of een klacht hebt over uw persoonsgegevens?

Als u een kwestie, vraag of klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, raadpleeg dan de betreffende privacyverklaring van Shell of neem contact op met Privacy-Office-SI@shell.com.

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Shell Groep bij Shell International B.V. Den Haag – handelsregister nr. 27155369 Correspondentie: Postbus 162, 2501 AN, Den Haag.

Als u niet tevreden bent over de behandeling van uw persoonsgegevens door Shell, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de belgische gegevensbeschermingsautoriteit met als adres Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België, of de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens met als adres Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Den Haag. Ga naar gegevensbeschermingsautoriteit.be of https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/ voor meer informatie.

Deze Privacyverklaring wordt van tijd tot tijd bijgewerkt.

Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Wij raden u aan deze Privacyverklaring regelmatig opnieuw te bekijken met het oog op mogelijke wijzigingen. Deze Privacyverklaring werd in augustus 2021 voor het laatst bijgewerkt.