Ancien ou actuel employé, contractant ou subordonné de Shell

Que couvre la présente politique sur la protection de la vie privée?

Il incombe à chaque personne au sein du groupe d’entreprises Shell (« Shell » ou « nous ») de protéger les données à caractère personnel les concernant, ainsi que celles de nos clients, de nos partenaires commerciaux et de nos fournisseurs.
 

La présente politique sur la protection de la vie privée fournit des informations à propos des données à caractère personnel traitées par Shell concernant les anciens ou actuels employés, stagiaires ou contractants individuels ainsi que les subordonnés des employés de Shell (« personnel de Shell »). Le personnel de Shell faisant également partie des clients de détail ou des utilisateurs d’une application ou d’un site Internet de Shell à un titre quelconque autre qu’en tant que membre du personnel de Shell est invité à consulter la politique sur la protection de la vie privée pertinente sur le site www.shell.com. Pour les postulants, les participants à un événement de recrutement ou à une évaluation pour Shell, veuillez consulter la Politique sur la protection de la vie privée - Recrutement sur www.shell.com/careers.

La présente politique sur la protection de la vie privée est en tout temps soumise à la loi locale applicable.

La présente politique sur la protection de la vie privée explique quelles données à caractère personnel sont traitées, à quelles fins, le délai de conservation des données à caractère personnel, comment accéder à vos données à caractère personnel et les mettre à jour, ainsi que la page à consulter pour davantage d’informations.

Outre la présente politique sur la protection de la vie privée, d’autres politiques à ce sujet expliquent comment nous traitons les données à caractère personnel en lien avec des processus RH spécifiques (comme Open Resourcing, OneHealth IT et les programmes de mobilité internationale), ainsi que des politiques locales dans les pays où nous sommes actifs afin de représenter les pratiques locales et les exigences juridiques.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous?

Nous traitons les données à caractère personnel nécessaires pour gérer la relation avec les employés, faire appel à des contractants et des stagiaires, mais aussi pour offrir des avantages à certains subordonnés des employés de Shell.

Ces données comprennent notamment des informations de contact relatives au domicile personnel, la date de naissance, l’état civil, des informations relatives à la rémunération et au compte bancaire, au salaire et aux avantages, en ce compris les informations bénéficiaires, les contacts en cas d’urgence, des informations relatives aux performances au travail et toutes autres données nécessaires pour gérer la relation avec les employés, faire appel à des contractants et offrir des avantages à certains subordonnés des employés de Shell (comme les subordonnés accompagnant un employé de Shell lors d’une affectation à l’étranger).

Données à caractère personnel sensibles

Nous traitons également certaines catégories particulières de données à caractère personnel (« données à caractère personnel sensibles ») comme les données relatives à la santé d’une personne, son origine raciale ou ethnique, ses convictions religieuses ou philosophiques, son orientation sexuelle, ses opinions politiques et son adhésion à un syndicat uniquement si cela est nécessaire dans le but de satisfaire à des lois en matière d’emploi et de sécurité sociale, de fournir des conseils médicaux et un soutien au travail, de protéger les intérêts vitaux d’une personne (comme en cas d’urgence), si nécessaire pour des raisons de santé publique ou si la personne a donné son consentement explicite.

À quelles fins traitons-nous vos données à caractère personnel?

Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel:

afin de satisfaire à nos obligations visant à respecter les lois et réglementations locales;
dans le cadre d’intérêts commerciaux légitimes (par exemple, la gestion des performances afin de nous assurer que notre personnel est qualifié ou compétent, ou à des fins de santé, de sûreté ou de sécurité afin de garantir que seul le personnel autorisé puisse accéder à certains sites ou biens); ou
si nous disposons de votre consentement explicite.

Veuillez noter qu’en principe, Shell ne demande pas le consentement du personnel de Shell pour traiter les données à caractère personnel et ne se base pas sur ce consentement. Cependant, le consentement est nécessaire dans certaines circonstances, par exemple si cet accord est requis par la loi locale applicable, y compris pour traiter des données à caractère personnel « sensibles ».

Les données à caractère personnel demandées au personnel de Shell sont les données minimum requises afin de satisfaire aux exigences juridiques et/ou contractuelles, donner la possibilité de participer à des programmes ou offrir un avantage. Ne pas fournir les informations demandées pourrait nuire à votre capacité de conserver votre emploi, stage ou engagement en tant que contractant, de participer à un programme ou de recevoir un avantage.
 

Dans ce genre de cas, lorsque le traitement des données se base sur le consentement et est soumis à la loi locale applicable qui en dispose autrement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cette décision n’aura aucune incidence sur la validité du traitement des données avant le retrait du consentement. En revanche, retirer votre consentement peut nuire à votre capacité de conserver votre emploi ou tout autre engagement, de participer à un programme ou de recevoir un avantage.

Monitoring

Toutes les activités effectuées sur les équipements informatiques de Shell et/ou en étant connecté au réseau informatique de Shell peuvent être suivies à des fins commerciales légitimes. Pour en savoir plus, consultez les directives d’utilisation personnelle à l’adresse http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Tous les membres du personnel de Shell reçoivent un badge d’accès, qui permet à Shell d’enregistrer la date, l’heure et les points d’accès des personnes au sein des locaux et biens de Shell. Les données issues des systèmes d’accès et de sécurité sont utilisées aux fins suivantes:

à des fins de santé, de sûreté et de sécurité, en particulier dans le but de protéger les biens de Shell, le personnel et les visiteurs des locaux de Shell;
afin de respecter les exigences juridiques et réglementaires, en particulier si une exigence juridique locale demande de fournir des informations au gouvernement ou aux autorités réglementaires;
afin de suivre (sur une base agrégée) le nombre de personnes entrant dans des locaux de Shell et y travaillant, pour les ressources humaines et la planification des locaux); et
pour les contractants uniquement (pas les employés de Shell), la date et l’heure d’entrée et de sortie des locaux de Shell sont utilisées dans le cadre de la gestion financière et du contrôle.

La plupart de nos locaux et de nos biens sont équipés de caméras de surveillance. Les caméras de surveillance seront identifiées dans les locaux qui en disposent. Les caméras de surveillance sont utilisées à des fins de santé, de sûreté et de sécurité, en particulier dans le but de protéger les biens de Shell, le personnel et les visiteurs des locaux de Shell. Toutes les images sont systématiquement supprimées, sauf en cas d’incident de santé, de sûreté ou de sécurité, d’activité criminelle soupçonnée ou réelle, auquel cas ces images peuvent être visionnées par des équipes d’enquêteurs de Shell et des parties externes si cela est requis juridiquement ou autorisé par les services d’application de la loi ou une autre autorité gouvernementale.

Sélection

Afin de satisfaire aux obligations juridiques et réglementaires, de protéger les ressources de Shell, les employés / sous-traitants et particulièrement pour garantir que Shell se conforme aux lois en matière de contrôle commercial, de lutte contre le blanchiment d’argent et/ou la corruption, ainsi que les autres exigences réglementaires, nous procédons périodiquement à une sélection sur l’ensemble des employés et des contractants. Cette sélection se fait par rapport aux listes de sanctions et sources médiatiques disponibles publiquement ou publiées par le gouvernement. Cette sélection est ensuite comparée aux données dont Shell dispose à votre sujet (par exemple dans le registre de conflits d’intérêts) – cliquez ici pour en savoir plus). Toutes les données à caractère personnel recueillies lors de la sélection n’entraineront pas une prise de décision automatisée concernant la pertinence de poursuivre le contrat, le stage ou l’engagement en tant que contractant.

Qui est responsable des données à caractère personnel collectées?

Shell International BV ainsi que l’entreprise qui vous emploie (ou, pour les subordonnés, l’entreprise qui emploie le collaborateur de Shell), seule ou conjointement avec ses affiliés au sein du groupe d’entreprises Shell.
 

Pour les contractants individuels, l’entreprise du groupe Shell qui a fait appel à vos services seule ou conjointement avec ses affiliés du groupe d’entreprises Shell et votre tiers contractant / l’entreprise qui vous emploie / l’agence.

Avec qui partagerons-nous les données à caractère personnel?

Vos données à caractère personnel sont exclusivement traitées aux fins susmentionnées (ou pour un objectif secondaire étroitement lié, par exemple le stockage) et, si cela est strictement nécessaire, seront uniquement communiquées avec:

d’autres entreprises au sein du groupe Shell, y compris celles situées en dehors de votre pays et de l’Espace économique européen (« EEE »);
les agents tiers autorisés, les fournisseurs de services et/ou les sous-traitants de Shell; et
une autorité publique compétente, un gouvernement, une agence réglementaire ou fiscale demandant de se conformer à une obligation juridique ou réglementaire à laquelle la / les entreprise(s) Shell concernée(s) est / sont soumise(s) ou tel qu’autorisé par la loi locale applicable.

Transferts de données à caractère personnel

Si les données à caractère personnel sont transférées à des entreprises du groupe Shell et/ou à des tiers autorisés, des fournisseurs de services et/ou des sous-traitants situés en dehors de votre pays (y compris en dehors de l’Espace économique européen), nous prenons des mesures organisationnelles, contractuelles et juridiques visant à garantir que les données à caractère personnel soient uniquement traitées aux fins susmentionnées et que des niveaux de protection adéquats aient été mis en œuvre afin de préserver les données à caractère personnel. Ces mesures comprennent notamment des règles d’entreprise contraignantes pour les transferts au sein du groupe Shell et des mécanismes de transfert approuvés par la Commission européenne pour les transferts vers des tiers dans des pays qui n’offrent pas un niveau adéquat de protection des données ainsi que toutes les autres exigences juridiques locales. Vous pouvez demander une copie de ces mesures en contactant privacy-office-SI@shell.com.

Sécurité de vos données à caractère personnel

Au vu de la nature du groupe Shell, vos données à caractère personnel et celles de vos subordonnées peuvent être transférées dans des pays autres que le vôtre. Le cas échéant, nous prendrons des mesures afin de garantir la protection de vos droits à la vie privée et de ceux de vos subordonnées, conformément aux règles d’entreprise contraignantes de Shell et à la loi applicable.

Nous avons mis en place des technologies et politiques dans l’objectif de protéger vos données contre tout accès non autorisé et toute utilisation inappropriée. Nous mettrons ces mesures à jour au fil des développements technologiques, le cas échéant.

Combien de temps conservez-vous les données à caractère personnel?

Toutes les informations, y compris les données à caractère personnel, sont gérées conformément aux normes du groupe Shell relatives à la gestion des informations et des enregistrements. Ces données sont supprimées en toute sécurité dès qu’elles ne sont plus nécessaires à des fins commerciales légitimes ou à des fins juridiques / réglementaires.
 

À quelques exceptions nécessaires pour respecter les exigences juridiques locales:

Les informations figurant dans des fichiers personnels sont conservées 10 ans maximum après la fin de votre contrat de travail.
Les informations relatives aux prestations de retraite sont conservées pendant 99 ans maximum à compter du début de votre contrat de travail.
Toutes les données à caractère personnel recueillies dans le cadre de la sélection par rapport aux listes de sanctions et sources médiatiques disponibles publiquement ou publiées par le gouvernement sont conservées pendant 15 ans maximum après avoir été recueillies pour la première fois.
 
Le nom, la date, l’heure et les points d’accès de toutes les personnes entrant dans les locaux de Shell sont conservés 3 ans à compter de chaque accès.
Si une personne a été licenciée ou que son contrat a été résilié pour faute grave, notamment en enfreignant les règles de Shell permettant de sauver des vies ou en enfreignant le code de conduite de Shell, ces informations sont conservées jusqu’à 30 ans après la fin du contrat.

Dans tous les cas, ces informations peuvent être conservées pendant a) un délai plus long si une raison juridique ou réglementaire le justifie (auquel cas ces données seront supprimées une fois qu’elles ne seront plus nécessaires à l’objectif juridique ou réglementaire) ou b) un délai plus court si vous ou vos subordonnés vous opposez au traitement des données à caractère personnel et s’il n’y a plus de motif légitime pour les conserver.

Vous pouvez retrouver davantage d’informations à propos de la gestion des enregistrements de Shell, dont les variations locales, en cliquant sur ce lien:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Comment puis-je accéder à mes données à caractère personnel?

Nous nous efforçons de disposer d’informations les plus exactes possible à propos de vous. Vous pouvez accéder à vos données à caractère personnel, demander à les corriger ou à les supprimer (uniquement si ces données ne sont plus nécessaires à un motif commercial légitime) et demander de limiter le traitement de vos données. Les personnes ayant accès à HR Online peuvent accéder à leurs données à caractère personnel en cliquant sur ce lien:

https://hronline.shell.com/

Dans le cas contraire, veuillez contacter votre conseiller RH local. Si vous faites partie des contractants, parlez-en à votre tiers contractant / l’entreprise qui vous emploie / l’agence.

Qui puis-je contacter pour tout complément d’information?

Vous trouverez davantage d’informations sur la page d’accueil Data Privacy:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Si vous avez un problème quelconque, des questions ou des réclamations concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l’adresse Privacy-Office-SI@shell.com ou le responsable de la protection de la vie privée du groupe Shell à Shell International B.V. La Haye, Pays-Bas - N° au Registre du Commerce: 27155369 Adresse courrier: PO Box 162, 2501 AN, La Haye.
 

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont Shell traite vos données à caractère personnel, vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de votre propre autorité de protection des données ou de l’Autorité Belge de protection des données, sise Rue de la Presse, 35, 1000 Bruxelles. Veuillez consulter le site https://www.autoriteprotectiondonnees.be pour davantage d’informations.

Veuillez vous référer aux politiques locales sur la protection de la vie privée pour obtenir les coordonnées du responsable local de la protection des données (le cas échéant), mais aussi pour obtenir les coordonnées de votre autorité locale de protection des données. Nous pouvons également vous fournir immédiatement ces coordonnées, le cas échéant, en formulant une demande à l’adresse Privacy-Office-SI@shell.com.