Shell fleet assistant - foire aux questions
Généralités
Shell Fleet Assistant est une application conçue pour les entreprises de transport, qui est intégrée à l'OBU SET. Shell Fleet Assistant améliore l'efficacité de la gestion et de la planification des itinéraires de livraison dans les entreprises de transport. Elle permet de calculer les péages et les coûts de carburant et de visualiser les meilleures stations-service Shell avec le prix du carburant contractuel du client.
Shell Fleet Assistant est un outil destiné à toutes les entreprises exploitant moins de 25 véhicules desservant le transport international. Nous pensons que les entreprises présentant un tel profil sont celles qui tirent le plus de bénéfices de notre solution. En outre, l'outil possède des fonctions qui peuvent être utilisées par les petites entreprises, ainsi que par les grandes exploitant plus de 25 véhicules.
Shell Fleet Assistant dispose de toutes les fonctions les plus importantes dont ont besoin les dispatcheurs:
- Suivi en temps réel des poids-lourds équipés de boîtiers OBU (service "Track & Trace")
- Planification et tarification des itinéraires de transport international
- Vue sur le prix des carburants
- Suivi du statut de la livraison en temps réel
- Réservation de places de parking sécurisées via Travis
- Localisation des points de lavage pour poids-lourds
- Communication efficace entre le dispatcheur et les chauffeurs
- Numérisation de documents
La version actuelle de Shell Fleet Assistant n'est pas un système de navigation et ne contient pas de fonctions telles que les journaux des réparations des véhicules, les journaux des kilométrages ou un mécanisme d'optimisation du temps de travail des chauffeurs.
Shell Fleet Assistant est régulièrement développée et de nouvelles fonctions font leur apparition. Si vous avez des commentaires ou des suggestions pour améliorer notre outil, n'hésitez pas à nous contacter. Tous vos commentaires nous seront précieux.
Shell Fleet Assistant se décline selon 2 formules.
La formule de base comprend :
- Le suivi de la position des véhicules avec le boitier de télépéage de Toll4Europe,
- La gestion des itinéraires,
- L’estimation des coûts de péage,
- L’estimation des coûts de carburant (Carte Shell),
- L’estimation de la longueur de l’itinéraire,
- Des informations sur le véhicule,
- Les haltes prévues,
- Des informations sur les ferries,
- Des informations sur les stations-service Shell,
- La gestion des commandes,
- L’historique des itinéraires.
La formule Premium comprend :
- Toutes les fonctionnalités incluses dans la formule de base,
- Le suivi d’itinéraire avec l’application du chauffeur,
- Les statuts de chargement et de déchargement,
- Le chat avec le chauffeur,
- Une version de traduction des notifications par version linguistique de l'application,
- Un module hors ligne pour les statuts d'itinéraires et les notifications,
- Une numérisation et une gestion des documents,
- Les notifications de l’itinéraire (embouteillages, pannes, recommandations de stations…).
Pour créer un compte dans le système, rendez-vous directement sur le site du Fleet Assistant. ESSAYEZ-LA MAINTENANT GRATUITEMENT PENDANT 3 MOIS
Vous êtes un client Shell ? Sur la page d’inscription, saisissez alors l’adresse mail et le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à d’autres applications Shell. Le système vous connectera automatiquement à l’outil.
Vous n’êtes pas client Shell ? Remplissez le formulaire avec les données de base (adresse mail, numéro de téléphone) et nous vous contacterons immédiatement pour finaliser le processus d'inscription.
Shell Fleet Assistant est disponible sur Fleet Assistant pour tous les utilisateurs d’ordinateurs équipés des navigateurs Chrome, Firefox, Safari ou Microsoft Edge. Les applications mobiles – pour dispatcheurs et chauffeurs – sont disponibles sur Android (versions dès 5.0) et iOS (versions dès 9.0).
Shell Fleet Assistant est gratuite pendant les 3 premiers mois. Par la suite, des frais seront facturés automatiquement conformément au tableau des frais fourni dans le règlement sur les produits. Le client a la possibilité de désinstaller le produit à tout moment à la fin de chaque mois. Toutefois, nous nous réservons le droit de mettre fin aux travaux de développement liés à l'application et de fermer l'application.
Shell Fleet Assistant présente quelques services Shell supplémentaires liés aux cartes Shell (dans la section "Service" de la version destinée aux dispatcheurs) et permet de voir le prix des carburants dans les stations qui couvrent les remises que vous avez négociées. Cet outil ne permet pas de gérer les comptes Carte Shell. Vous pouvez accéder à Shell Fleet Assistant via l’identifiant Shell Fleet Hub.
Sur le site du produit, vous trouverez des vidéos d'instruction présentant le fonctionnement et l'utilisation du système. Celui-ci fournit également des conseils et des précisions sur les actions à effectuer pour commencer à utiliser l'application.
Si vous avez des questions supplémentaires, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : generalcardrequests-be@shell.com.
Fonctions de base
Oui. L'application Shell Fleet Assistant vous permet de vérifier en permanence l'emplacement de votre poids-lourd en vous connectant à un dispositif SET. Vous pouvez accéder à la section "Live" de l'application pour vérifier la dernière localisation de votre poids-lourd.
Shell Fleet Assistant utilise les cartes HERE. Il s'agit d'un service de cartographie et de navigation en ligne, exploité par Here Technologies. Les cartes HERE vous permettent même d'accéder à vos données en étant hors ligne, ce qui permet de planifier plus facilement les itinéraires et d'utiliser des cartes à l'étranger sans avoir à activer un forfait de données. Les cartes sont détaillées et couvrent de nombreux pays, régions, voire des continents entiers.
Shell Fleet Assistant vous permet de réserver des places de parking Travis dans toute l'Europe. Pour effectuer directement un paiement, le client sera transféré sur le site de Travis.
Nouvelles fonctions
Nous apprécions toutes vos idées et suggestions relatives au développement du système et à l'ajout de nouvelles fonctions. Pour présenter votre idée, envoyez un mail à : generalcardrequests-be@shell.com. Nous tiendrons compte de vos idées lorsque nous continuerons à développer l'application.
Shell Fleet Assistant est optimisée et adaptée aux besoins des petites et moyennes entreprises de transport. D'une part, nous souhaitons vous fournir toutes les fonctions indispensables. D'autre part, nous voulons conserver une navigation simple et une utilisation quotidienne de l'application. Shell Fleet Assistant ne cessera d'être améliorée. Pour accélérer l'ajout de la fonction dont vous avez besoin, veuillez envoyer un mail à : generalcardrequests-be@shell.com. Chaque message de votre part sera analysé et pris en compte.
Utilisation
Bien sûr. L'application est également une excellente plateforme de communication entre les dispatcheurs et les chauffeurs. Shell Fleet Assistant intègre les fonctions de divers outils, et son principal avantage est la disposition et la disponibilité de toutes les informations importantes. Rien n’empêche l'utilisation d'autres outils. Dans un tel scénario, Shell Fleet Assistant complète parfaitement les échanges de marchandises et est compatible avec ceux-ci, offrant une fonction de tarification optimisée des marchandises.
Shell Fleet Assistant n'a pas de limite quant au nombre de chauffeurs qui peuvent ouvrir un compte dans le système. L'outil a été développé pour que les entreprises comptant jusqu'à 25 chauffeurs puissent en tirer le meilleur parti. Toutefois, rien n’empêche que l'application soit utilisée par moins ou beaucoup plus de chauffeurs.
Un nouveau chauffeur peut être ajouté par le dispatcheur depuis le niveau de l'application dans le navigateur. Pour cela, il est nécessaire de:
- vous rendre dans le module "Flotte", puis dans l'onglet "Chauffeurs" et de cliquer sur "Ajouter un nouveau chauffeur",
- fournir les données demandées : nom et prénom. Le numéro de téléphone est crucial ! En effet, il fera office d’identifiant dans l'application mobile et c’est sur ce numéro qu’un code PIN sera envoyé lors de la première connexion,
- cliquez sur : "Ajouter un chauffeur".
Le chauffeur recevra un SMS sur le numéro de téléphone fourni, avec une invitation vers l'application, un lien pour télécharger l'application mobile depuis Google Play et l’Apple App Store, ainsi qu'un code PIN pour la première connexion.
Oui, un chauffeur peut être ajouté à Shell Fleet Assistant à tout moment.
Un SMS sera envoyé au numéro de téléphone fourni avec les informations nécessaires pour télécharger et se connecter à l'application. Le numéro de téléphone fera également office d’identifiant pour se connecter à l'application.
Shell Fleet Assistant peut être utilisée par un nombre illimité de dispatcheurs. Lors de l'ouverture du compte dans le système, le premier compte de dispatcheur sera ouvert pour le propriétaire de la société. D'autres comptes de dispatcheurs seront ajoutés dans l'application à partir du module "Dispatcheurs".
Toutefois, n'oubliez pas que chaque dispatcheur aura accès à toutes les informations sur les itinéraires parcourus. Lorsque Shell Fleet Assistant est utilisée, les dispatcheurs se voient attribuer des itinéraires qu'ils suivent et ils peuvent également consulter les itinéraires d'autres dispatcheurs, si nécessaire.
Le système peut être utilisé pour planifier et superviser un nombre illimité d'itinéraires. Toutefois, l'application a été conçue en particulier pour répondre aux besoins des organisations qui exploitent jusqu'à 25 véhicules. L'utilisation d'une application avec jusqu'à 25 itinéraires actifs en même temps sera plus confortable et plus efficace.
Le système est conçu de telle sorte qu'il récupère automatiquement les véhicules dotés de la fonction Track & Trace des autres systèmes Shell. Vous n'avez pas besoin d'ajouter de véhicule manuellement. Cependant, vous devrez vérifier certaines informations sur vos véhicules (p. ex., la consommation moyenne de carburant, les dimensions du véhicule, etc.)
Puisque l'application est disponible sur Internet, les données saisies dans l'application sont stockées sur des serveurs accessibles uniquement par Shell. Les serveurs sont situés dans un centre de données Microsoft qui répond à des exigences rigoureuses en matière de sécurité physique et informatique. Shell accorde une attention particulière à la sécurité et à la confidentialité de vos données qui sont stockées sur Shell Fleet Assistant.
Le client peut désinstaller le produit à tout moment pendant la période gratuite et payante à la fin de chaque mois. Si vous décidez de supprimer votre compte de Shell Fleet Assistant, veuillez contacter notre support technique à l'adresse suivante : generalcardrequests-be@shell.com. Un membre du personnel du support technique supprimera dès que possible toutes les informations que vous avez saisies dans la base de données et supprimera le compte de votre société. Remarque : ce processus est irréversible.
Oui, nous pouvons exporter exclusivement pour vous des itinéraires vers des fichiers externes. Vous ne pourrez pas exporter vous-même les données à partir de l'application. À cet égard, veuillez contacter notre support technique à l'adresse : generalcardrequests-be@shell.com.
Si vous êtes le propriétaire de la société, et que vous avez un compte actif pour vous connecter à d'autres applications Shell, vous n'avez pas besoin de définir de mot de passe. Vous devez saisir le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à d'autres applications Shell. Le système vous connectera automatiquement à l’outil. Les dispatcheurs créés dans Shell Fleet Assistant recevront un mail contenant des instructions pour configurer le mot de passe.
Si un dispatcheur a oublié son mot de passe, il peut le réinitialiser lui-même à l'aide du lien "J'ai oublié mon mot de passe", disponible sur l'écran de connexion de Shell Fleet Assistant. Le système demandera l'adresse mail utilisée pour la connexion au système. Un mail sera envoyé à cette adresse avec un lien permettant de réinitialiser le mot de passe.
Si un chauffeur a oublié le code PIN utilisé pour se connecter à l'application, il peut le réinitialiser avec la fonction "J'ai oublié le code PIN", disponible dans l'application mobile du chauffeur sur l'écran de connexion.
Les notifications (par exemple les messages du dispatcheur) sont activées par défaut dans Shell Fleet Assistant une fois celle-ci installée. Pour les désactiver (bien que ce ne soit pas recommandé), rendez-vous dans les paramètres du téléphone. Le chemin peut être différent selon la version et le système ; cependant,
- Pour la plateforme Android la plus populaire, essayez ce qui suit :
Paramètres -> Application et notifications -> Notifications -> Notifications de l'application -> Shell Fleet Assistant -> Désactiver.
- Pour la plateforme iOS la plus populaire, essayez ce qui suit :
Paramètres -> Notifications -> Shell Fleet Assistant -> Désactiver "Autoriser les notifications".
Toutes les notifications sont envoyées par le dispatcheur au chauffeur sur son téléphone, par exemple, les nouvelles commandes, les messages, les recommandations de haltes, de parkings ou de stations-service. En outre, des messages sont envoyés en fonction de la position du chauffeur - par exemple, lorsque la frontière d'un pays est approchée et qu'il est demandé de vérifier si l'OBU est chargé.
Oui. Toutes les notifications et tous les messages envoyés au chauffeur et ceux envoyés au chauffeur par le dispatcheur sont disponibles dans le panneau de chat qui se déroule avec une icône dans le menu supérieur. Les messages sont toujours disposés dans le contexte de l'itinéraire spécifique.
Oui. Il est également possible d'ajouter des commandes aux itinéraires lorsque le chauffeur est déjà en route. Accédez à la liste des itinéraires en cours dans le module "Live", trouvez l'itinéraire et cliquez dessus. Cliquez ensuite sur "modifier l'itinéraire" et ajoutez une commande en précisant le lieu de chargement et de déchargement. En appuyant sur "Confirmer", l'itinéraire mis à jour sera automatiquement envoyé au chauffeur.
Oui. Les commandes peuvent être supprimées des itinéraires même lorsque le conducteur est en route. Accédez à la liste des itinéraires en cours dans le module "Live", trouvez l'itinéraire et cliquez dessus. Cliquez ensuite sur "modifier l'itinéraire". Lorsque vous trouvez la commande, supprimez-la et enregistrez les modifications. L'itinéraire mis à jour sera ensuite automatiquement envoyé au chauffeur.
Oui. Le module "Live" remplit cette fonction. Il affiche tous les itinéraires en cours. Sur le côté gauche, le système affiche une liste de tous les itinéraires avec les données de base. En outre, la carte montre les trajets de tous les itinéraires en cours.
Oui. Le module "Live" remplit cette fonction. Il affiche tous les itinéraires en cours ainsi que la position des chauffeurs. Il est également possible de visualiser des itinéraires séparément. La position des chauffeurs sur la carte est réactualisée à chaque minute.
Problèmes techniques
Pour obtenir de l’aide pour Shell Fleet Assistant, consultez les vidéos d'instruction placées sur le site du produit, lisez les directives dans l'application et passez en revue cet ensemble de questions-réponses. Vous ne trouvez pas de réponses à vos questions ou à vos doutes ? Veuillez alors nous contacter à l'adresse suivante : generalcardrequests-be@shell.com.
Pour contacter l'assistance technique de Shell Fleet Assistant, envoyez directement un mail à l’adresse : generalcardrequests-be@shell.com.
Shell Fleet Assistant peut fonctionner avec un navigateur Web. Vous la trouverez alors ici http://www.fleetassistant.shell.com. Nous vous recommandons d'utiliser les navigateurs pris en charge, mis à jour à la version la plus récente.
Des applications mobiles pour les dispatcheurs sont disponibles pour Android (dès la version 5.0) et iOS (dès la version 9.0).
Dans la plupart des cas, chaque problème lié à une application non fonctionnelle peut être résolu en mettant à jour le navigateur de l'ordinateur ou, dans le cas des applications mobiles, en mettant à jour le système d'exploitation.
Toutefois, si Shell Fleet Assistant ne fonctionne toujours pas, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : generalcardrequests-be@shell.com.
Protection des données
Non. Les données saisies dans l'application ne sont pas communiquées à des tiers. Les données professionnelles ne sont pas analysées ni traitées. Toutefois, les informations concernant l'utilisation de l'application seront analysées (la durée d'utilisation de l'application, les fonctions que vous utilisez le plus souvent, etc.). Ces informations permettront d'améliorer le fonctionnement de Shell Fleet Assistant.
Nous déployons tous les efforts raisonnables pour que vos données restent sures. La communication utilisateur avec l'application est cryptée et sécurisée conformément aux meilleures pratiques du secteur. Toutes les données stockées sur les serveurs de Shell Fleet Assistant sont cryptées et seul Shell y a accès. Les serveurs de Shell Fleet Assistant sont situés dans un centre de données Microsoft qui répond à des exigences rigoureuses en matière de sécurité physique et informatique.