Peppol

Vanaf 1 januari 2026 verplicht de Belgische overheid alle in België btw-plichtige bedrijven om facturen digitaal uit te wisselen via het Peppol netwerk*. PDF facturen via de post of e-mail versturen of ontvangen is dan niet meer toegestaan.

^* _{Een ander formaat of manier van verzenden is alleen mogelijk na onderling akkoord en volgens de Europese Norm EN16931.}

Hieronder vertellen we kort wat Peppol is en hoe u zich in 3 eenvoudige stappen op Peppol aansluit. Onderin vindt u ook de veelgestelde vragen.

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een Europees netwerk voor het veilig uitwisselen van elektronische documenten, zoals facturen. Facturen worden hiervoor omgezet naar XML-bestanden in Peppol formaat, om eenvoudig en volledig automatisch door systemen te worden verwerkt.

Waarom wordt elektronische facturatie verplicht?

De verplichting maakt deel uit van een bredere digitale transformatie van bedrijfsprocessen in België en wordt door de overheid ook gezien als een belangrijke stap in de strijd tegen btw-fraude.

Wat zijn de voordelen voor mij?

Naast het voldoen aan de nieuwe wettelijke verplichting heeft de overstap naar digitale facturatie ook voordelen voor u. Zo bespaart u tijd en administratiekosten. U verkleint de kans op fouten, en u doet veiliger digitaal zaken.

Hoe sluit ik me aan op het Peppol netwerk?

Aansluiten op Peppol is eenvoudig en kan in 3 stappen:

1. Kies een Peppol Service provider
   die uw software via haar Access Point koppelt op het Peppol netwerk.
2. Registreer uw organisatie voor zowel facturen als creditnota’s bij uw Peppol Service Provider
3. Kies uw identificatie type. De voorkeursoptie is uw btw-nummer: code 9925.
   • Uw Peppol-ID krijgt dan de vorm 9925:be<ondernemingsnummer>
   • Uw btw-nummer is dan uw Peppol-eindpunt, waardoor facturen via het netwerk direct aan uw bedrijf worden gekoppeld. ^{**
     **}_{Kiest u een andere vorm, BE:CBE(0208) of EU:GLN(0088), dan dient u uw klanten en leveranciers hierover apart te informeren. Met btw-nummer identificatie is dit niet nodig.}

Hierna wijst uw Peppol Service Provider uw Peppol ID toe.

Wanneer kan ik best starten met Peppol?

Zodra uw bedrijf is aangesloten, kunt u e-facturen via Peppol ontvangen. Wij raden u aan hier niet mee te wachten. Bekijk welke Peppol leverancier het best bij u past en start uw registratie. Overzicht Peppol Leveranciers

Voor een vlotte overgang naar e-facturatie starten wij binnenkort, vanaf juli 2025, met de overgang naar Peppol-facturering.

Kan ik mijn facturen blijven inzien?

In Shell Fleet Hub blijven de standaard H3 pdf facturen beschikbaar als COPY factuur.

De Peppol-factuur is de nieuwe wettelijke factuur en is alleen beschikbaar via het Peppol netwerk.

Algemeen

1. Wat is Peppol en waarom is het belangrijk? Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd netwerk voor het uitwisselen van digitale documenten, zoals facturen. Facturen worden hiervoor naar uniform Peppol formaat omgezet waardoor ze volledig automatisch worden verwerkt. 
2. Is Peppol verplicht voor Belgische bedrijven? Ja,vanaf 1 januari 2026 voor alle btw-plichtige ondernemingen in Belgie voor B2B facturatie
3. Wat zijn de voordelen van Peppol e-facturatie? Snellere verwerking, minder fouten, veilig en gestandaardiseerd
4. Kan ik Peppol gebruiken als ik al een ander facturatiesysteem heb? Een ander formaat of manier van verzenden is alleen mogelijk na onderling akkoord en volgens de Europese Norm EN16931

Registratie & Aansluiting

1. Hoe registreer ik mijn bedrijf op Peppol? U kiest een Peppol Service provider die uw bedrijf registreert en uw software via haar Access Point koppelt op het Peppolnetwerk
2. Welke identificatie moet ik gebruiken op Peppol (BTW, KBO, GLN)? Btw-nummer is de standaard in België
3. Hoe controleer ik onze Peppol status? U kunt us status controleren bij uw softwareleverancier, Peppol Service Provider of via de Peppol Directory. [Peppol.eu]
4. Heb ik een Peppol Access Point nodig en hoe kies ik de juiste? Dat ligt aan uw bedrijf en uw behoeften rondom facturatie, compliance en schaalbaarheid. Bekijk daarvoor uw boekhoud- of ERP-software of neem contact op met uw boekhouder.

Facturatie & Gebruik

1. In welk formaat moeten facturen worden verstuurd? Facturen moeten worden verstuurd in UBL 2.1 (Peppol BIS 3.0), conform de Europese norm EN16931.
2. Kan ik een andere facturatie methode gebruiken? Een ander formaat of manier van verzenden is alleen mogelijk na onderling akkoord en volgens de Europese Norm EN16931
3. Moet ik Peppol gebruiken voor B2C-facturatie? Nee, Peppol is verplicht voor B2B en B2G
4. Wat als we nog niet met Peppol werken? Neem contact op met uw boekhouder of softwareleverancier om Peppol in te schakelen.
5. Wat als we niet tijdig op Peppol aangesloten zijn? Bent u niet in staat uiterlijk 1 januari 2026 e-facturen te ontvangen dan kan dit leiden tot sancties zoals het verlies van recht op btw-aftrek voor de betreffende facturen.

Kosten & Beheer

1. Wat kost het om Peppol te gebruiken? Dat is afhankelijk van de gekozen Access Point-provider.
2. Moet ik mijn Peppol-registratie jaarlijks vernieuwen? Nee, maar wijzigingen in je bedrijf moeten up-to-date blijven.